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长城(天津)质量保证中心新型冠状病毒肺炎疫情

防控期间认证审核方案

1、目的:

为确保新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间中心认证审核工作平稳、有序、顺利、安全实施,现制定以下认证审核方案。

2、适用范围

适用于新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间中心对组织(申请方)的质量、建工质量(EC9000)、环境、职业健康安全、食品安全、危害分析和关键控制点(HACCP)、能源管理体系认证、服务认证(批发业和零售业服务、保养和维修服务)的单一或多个体系结合的初审、监督、再认证、扩评、标准换版等所有认证活动。

3、主要文件依据:

3.1 GB/T19001-2016等相应管理体系标准及服务认证标准;

3.2 市监认证〔20209号《市场监管总局办公厅关于在新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间实施好质量认证相关工作的通知》;

3.3 IAF ID32011《影响认可机构、合格评定机构和获证组织的突发事件或情况的管理》;

3.4 CNAS-CC14:2019 信息和通信技术(ICT)在审核中应用

3.5 CNAS-CC1052016确定管理体系审核时间(QMSEMSOHSMS)

3.6 CNAS-CC01:2015CNCACNASCCAA相关规则、规范、标准文件

3.7 中心相关程序文件

4、职责:

4.1 市场部负责市场推广、组织实施认证申请评审,签订合同信息系统录入工作;

4.2 计划管理部负责认证审核人力资源管理、审核方案的策划及审核计划的批准并组织实施及管理,信息系统录入及信息上报工作;

4.3 审核技术部负责申请评审确认,技术审定工作的组织实施和认证证书的制作颁发,对审核质量的监督检查及信息系统录入工作;技术委员会负责认证项目的技术审定及认证决定;

4.4 综合部负责行政管理、认证工作防疫物资提供等后勤支持工作;

4.5 财务部负责认证工作资金支持工作;

4.6 信息化管理部负责为线上实施申请受理、远程审核、线上审定等相关工作提供技术支持和保证。

4.7 分中心负责相应区域的市场推广及宣传、认证项目初步申请评审,签订合同、授权范围的审核方案的策划及审核计划批准并组织实施,认证项目的初步技术审定、本区域所属认证人员管理及信息系统录入工作;

4.8 工作站负责相应区域的市场推广及宣传,信息系统录入工作。

4.9 审核员、技术专家负责认证审核实施工作。

5、申请评审:

中心自202023起暂时采取远程办公方式为客户提供服务,市场部受理初审、再认证、扩评项目的所有认证申请资料可为电子版材料,尽可能上传系统,减少线下纸质资料传递,进行线上认证申请受理工作,客户也可通过中心网站、市场部电话、邮箱、微信等方式联系并传递相关认证申请、咨询、沟通等信息;

6、认证审核

6.1 中心暂定2020215日(湖北省的项目为2020229)前的现场审核暂停实施,文件审核正常进行;

6.2 2020215(湖北省的项目为2020229日)后,根据疫情发展情况,具备审核条件的,可以开展正常认证审核工作,在保持常规审核完整性、有效性、总审核人日不变的条件下,审核计划应根据不同组织实施远程审核的可能性,可安排部分远程审核时间,以减少审核员在现场审核的驻留时间;

6.3 中心根据疫情发展及认证企业实际情况,对于受疫情影响不能按期进行初次审核的组织、不能按期接受监督审核、或证书有效期到期不能接受再认证审核的获证组织,经计划管理部评估并于与组织协商可以选择延期审核或远程审核(非现场)方式。

6.3.1 延期审核或远程审核(非现场)评估前收集组织信息(见附件1

a计划管理部应收集以下组织信息,根据识别的认证风险,评估组织是否可以实施、以及如何策划实施延期审核或远程审核(非现场):

--在当前认证范围内,获证客户的生产活动是否正常?

--在当前认证范围内,获证客户是否能够正常开展销售服务?

--获证客户是否需要使用其他制造和/或分销地点?

--现有库存是否仍然符合客户要求,或者获证客户是否会按优惠条件与顾客联系?

--获证客户是否实施了应对疫情的应急计划,该计划是否得到实施?

--管理体系的运行受影响的程度?

--最近一次内部审核、管理评审是否进行了策划/实施?

--是否能接受远程电子化审核(设施和人员),有无涉密区域?

--有无替代的审核地点?

b 这种情况下,至少应解决以下问题:

--受影响的获证客户与中心之间能进行主动沟通。

--中心采取措施评估了受影响的获证客户情况,并能及时传达后续要求。

--确定新申请认证客户一、二阶段的审核类型、审核方法等后续安排。

--确定认证证书延期时限,在这个时限内可使用文件审核等替代方法,以避免证书暂停或撤销。

--恢复正常监督、再认证的准则,包括恢复活动和评估的方法及时间。

--根据公司相关认证程序,逐案修改组织的审核方案。

--确保与认证要求和现有程序的任何偏离均合理、记录在案,并满足国家认可委的要求。

--当疫情消除后,根据疫情期间的审核方案策划要求,实施初次审核、监督、再认证等认证审核活动。

--如果无法与获证客户联系,应遵循正常的过程和程序来暂停和撤销认证。

6.3.2 延期审核方式

a 初次审核延期进行;

b 对于受疫情影响停产而不能按期接受监督审核的获证组织,经计划管理部评估,认证证书实施暂停等处理的时限可延迟至疫情解除后3个月(且原则上不超过应实施监督审核时间后6个月),在此时限内未实施并通过监督审核的,应暂停证书或缩小范围;

c 对于受疫情影响,在认证证书有效期到期前不能实施再认证审核的获证组织,经计划管理部评估,认证证书有效期可顺延至疫情解除后3个月(且通常不超过原证书到期日后6个月),在此时限内未实施并通过再认证审核的,认证证书失效,应按初次审核实施

d 如果无法与获证组织联系,则应暂停认证证书,如果确认获证组织已撤销的,应撤消认证证书。

e疫情前已经被暂停的企业,经计划管理部评估,经远程恢复审核(非现场)通过(不少于1个审核人日),并经审核技术部技术审定通过的,可延长其暂停时间至疫情解除后3个月(且通常不超过原证书到期日后6个月)暂不撤销其认证证书/或恢复有效状态。

6.3.3 远程审核(非现场)方式

a 如果经计划管理部初步评估组织能保持生产服务正常进行,体系有效运行,可以采取远程审核(非现场)方式进行初审、监督、再认证、扩评、标准换版等审核(审核人日应等同于常规现场审核人日),符合认证规则要求,经技术审定通过、认证决定后可以颁发监督认证保持通知或颁发初审、再认证或换证认证证书,待疫情解除后对相关结果予以评价确认(应为不少1个审核人日的远程(非现场)审核)或补充进行现场审核(不少于1个审核人日),评价确认方式应在疫情解除后3个月内进行,并结合下一次监督、再认证进行再确认,对于评价确认、补充审核或其技术审定不通过的,应暂停或撤销认证证书

b 远程审核可以包括使用远程审核的技术,例如基于网络的交互式协作,网络会议,电视电话会议和(或)通过电子化方式验证客户的过程,包括并不限于以下方式:?

--网络、电视电话会议:通过远程电信会议设施,包括音频、视频和数据共享;

--文件记录审核:应包括电子版体系文件、内审、管理评审记录、运行记录、组织及其人员许可资质等审核证据;应采用同步的(即实时的)文件记录远程审核,即通过远程接入方式对文件和记录的审核;适用时也可采用异步的文件记录远程审核,即电子文件记录复制传输的方式;

--通过静止影像、视频或音频录制的方式记录信息和证据;

--提供对远程场所或潜在危险场所的视频或音频访问通道,实时同步审核;

c 这些远程审核活动(选择的方式和应用的范围)应在审核计划中得到标识,并可以考虑将用于这些活动的时间计入总的管理体系认证审核时间。如果远程审核活动占所策划的现场认证审核时间 30%以上,中心应保证审核计划有合理的理由,并记录这些理由,该记录应可供认可机构检查;初审、监督、再认证等远程审核(非现场)方式审核人日应等同于常规现场审核人日,且不应少于1个审核人日;

d 远程审核技术的关注要点:

--在审核中应用远程审核技术时,应关注电子信息或电子化传输信息的安全性和保密性;

--审核策划、计划应识别并记录在相同条件下应用每项远程审核技术可能影响审核有效性的风险和机遇,包括对远程审核技术的选择(见6.3.3b),描述要具体如:通过手机视频进行沟通、观察,通过EMAILQQ传送文件或记录等),应用范围(如:覆盖产品服务范围、部门和场所),以及如何对其进行管理;

--当策划将远程审核技术用于审核活动时,中心应检查确认客户及中心(含审核组)是否具有必要的基础设施以支持使用的远程审核技术;

--考虑识别的远程审核的风险和机遇,为了优化审核的有效性和效率并保持审核过程的完整性与可信性,审核计划应识别并表述在审核中如何利用远程审核技术,以及审核中哪些远程审核技术在什么范围被应用;

--应用远程审核技术时,审核员及其他涉及到的人员(例如:无人机操作员、技术专家)应具备能力和智慧以便理解和利用所采用的信息和通信技术取得期望获得的审核结果。审核员同样应意识到远程审核应用信息与通信技术的风险和机遇,以及应用这些技术对信息收集有效性和客观性的影响;

--审核报告及相关记录应指出审核实施过程中所采用远程审核技术的方式选择及应用范围,以及为达到审核目的应用远程审核技术的有效性;

--如果认证范围中包括虚拟场所,认证的记录材料应注明包括虚拟场所并且应识别出在虚拟场所实施的活动(虚拟场所指客户组织完成工作或提供服务所用到的,允许处于不同物理地点的人员执行过程的在线环境)

6.3.4 审核案卷提交

远程审核应按程序形成审核案卷,除常规审核案卷资料外,还应包含纸质(图片等)和电子介质(音视频及电子数据等)的远程审核证据资料,远程审核音视频及电子数据应形成电子文件夹并压缩后上传信息系统(审核组长可通过系统“审核任务--项目资料”窗口上传),经计划管理部齐套性初评后,审核案卷转审核技术部进行技术审定(电子审核案卷进行线上审定)

6.4 对涉及口罩等疫情防控物资的相关认证业务,应安排专门人员进行跟踪处理,全面做好技术服务,切实保障疫情防控物资认证质量;

6.5 疫情防控期间审核人员安全要求

6.5.1 疫情防控期间,请各分中心、工作站对所属审核员及管理人员执行属地管理,对审核期间及日常人员出行、体温监控等做好记录。对体温超过37.3度或咳嗽、乏力等不适症状的人员,应终止审核,回家休息观察,并视情况到当地指定的发热门诊就诊,相关情况随时报告分中心、工作站,并报中心计划管理部备案;
6.5.2
隶属中心的审核员审核期间及日常应每天自行测试体温,如体温超过37.3度或咳嗽、乏力等不适症状的人员,应终止审核,在家休息观察,并视情况到当地指定的发热门诊就诊,并将相关情况随时报告中心计划管理部备案;
6.5.3
鉴于此次疫情的流行,审核期间及日常应避免私自外出、旅行以及到人员密集场所活动,佩戴口罩,出入勤洗手,合理休息,尽量避免感染风险,平安度过疫情;

6.5.4 疫情防控期间各分中心、工作站必须服从中心认证工作的统一安排、调度,不履行工作职责,以及工作中出现重大失误,造成严重后果的,将追究相关人员的责任;对隐瞒、缓报、谎报疫情,对不接受医学观察、隔离治疗,阻碍干扰新型冠状病毒防控工作正常开展等情况的,将依法追究相关人员责任;

6.6 疫情防控期间应尽量安排本地审核员进行现场审核,减少审核员跨省市流动,现场审核前与获证组织充分沟通了解,进行风险评估,对疫区高风险组织应尽量安排远程(非现场)审核。

7、认证决定及认证证书

7.1 审核组应按中心要求提交常规审核案卷或远程审核案卷到计划部管理部,疫情防控期间,审核组应同时提供电子版案卷(相关文件记录、远程审核音视频资料应存入电子文件夹,文件夹名称应标注项目号、组织名称、审核组长、审核时间,文件夹应形成压缩文件)上传信息系统,如果不能同时提交纸版和电子审核案卷,也可以待疫情缓解后补交纸版审核案卷,计划管理部对审核案卷齐套性初评后,转审核技术部技术审定(电子审核案卷进行线上审定),技术审定通过的,由技术委员会做出认证决定,颁发监督认证保持通知、初审、再认证或换证认证证书;

7.2 自即日起至疫情解除前,对有效期满或需监督审核及再认证保持的认证证书,中心可依据换发/保持认证证书相关程序要求及评估确认结果,顺延既有认证证书有效期至疫情解除后3个月(原则上不超过原证书到期日后6个月)

7.3 对于受疫情影响停产而不能接受监督审核的企业所持有的认证证书,中心对认证证书实施暂停等处理的时限,可顺延至证书有效期之后的疫情解除后3个月(且原则上不超过应实施监督审核时间后6个月)

8、信息通报和技术支持

8.1 中心各部门、分中心应强化认证主体责任意识,对疫情防控期间针对认证实施所做出的优化调整措施并及时向社会公布,切实提供良好认证服务和技术支持;

8.2 针对认证实施情况,审核技术部、分中心和工作站应加强与各地方市场监管部门的交流沟通,及时将优化调整措施及相关安排通报地方市场监管部门;

8.3 计划管理部应将所安排的监督审核及再认证现场审核项目实际发生时间、相关认证证书有效期顺延情况上报市场监管总局(认监委)相关信息服务平台,按CNAS相关要求上报相关信息。

8.4 综合部、财务部应做好疫情防控期间后勤、资金、物资保障工作,信息化管理部应进一步提升、挖掘、完善中心信息系统功能,为线上实施申请受理、上传资料、远程审核、线上审定等相关认证工作提供技术支持和保证。

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