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  2003年度共审定核卷1759卷。为确保认证审查记录有效性,下述问题应予以重视。

  一、检查表应注意的问题。

1.有的审核员现场写检查表,审核凭感觉,看见什么查什么。根本没有策划检查内容和抽样要求,审核员学习的什么审查技巧、顺向检查、逆向检查,根本没有采用,完全是两回事。而且在审核之后都没有评定。

●重申要求要提前阅读组织文件,提前准备好检查表。

2.过程方法的体现,有的审核员使用捆绑式的审核方法,虽将某某条款捆在一起,可是检查内容和捆绑的条款文不对题,有的根本没有记录相应内容。

●重申要求要按照过程方法检查并记录,内容要全。

3.检查记录和计划要求不一;缺少条款;漏查部门。实际检查时,记录写“本部门不负责”,那么哪个部门负责?没有追查记录。另外还有“7.6项外包”,外包实施、控制情况没有记录。技检科缺少8.2.4的审核记录。

●重申要求必查条款必须审核,否则,审核无效,要重新审核。这属严重的问题。另外还有在审核设计条款时,只写“7.3.1~-7.3.7”其中的几条,其他写“没有发生”。如何体现抽样的完整?从设计项目清单可以再抽其它有此内容的项目。不能只抽查一个项目没有相关内容,也不抽查其他项目。

●重申要求要按照计划认真审核,不能缺少条款、漏查部门。

4.现场检查表中替组织修改文件。如组织没删减7.3、7.5.2条款,审核员审核时在检查表中写“组织没有,应删减”。自己给自己套上咨询的嫌疑。

●重申要求要按计划执行,提前策划好审核计划,确认审核范围。

5.问答式:编码式的检查表。有“高水平”的审核员,检查表左栏写“检查某某项/记录/证据有没有?”或“标准/程序编码”,如7.1;7.5.1;7.5.2…等。检查表右栏写检查的记录,或写“有”或写“没有”,右栏根本体现不出查的内容是什么,体现不出“有”的符合性;“没有”的严重性。

●重申不许可再出现类似编码式或问答式的审核。

6.检查表要求和检查记录文不对题。如对7.5条款运行过程的审核中,检查记录是监测仪表的校准,检查表要求查检验的证据。反过来检查这两个条款7.6;8.2.4时,记录写见7.5要求。

●重申要求明确每个条款的检查要求及证据要求。明确相关条款的区别。

7.检查表缺少不符合的具体事实。审核现场开具的不符合项,在检查表中没有记录事实及不符合的来源等。

●重申要求认真审核检查,认真记录不符合事实。

8.现场审核对7.5.5条款的检查。问题有的组织明确删减该条款,而实际删减不合理。本应该在文件审查中提出不合理性,但没有提出。而到现场也没有提出。现场应该有审核员对该条款的控制检查,但却无审核记录。

●重申要求文件审查人员要认真审查删减是否合理。组长现场文审确认时,应写明删减的合理性。

(二)审核工作专业能力评审表填写问题。

1.专业介绍或培训栏目中应该写明本企业审核的专业特点,由组内专业审核员或专家进行培训。

2.尤其是下部分的“专业代表填写”,有的授权组长要完成。评价适宜与否,是否有专业人员,分工和专业是否一致。由本专业的管理代表签字,表示符合国家规范要求。

(三)不符合通知单的开据和关闭。

1.不符合的事实描述和实际应该一致,描述要求具体。有的审核员开据的不符合报告中描述事实不清楚,如“查××车间现场监视记录没有”,评价为“一般不符合”。如此应为严重不符合。要考虑如何验证纠正措施实施有效性。另外开据不符合的事实一定要清楚,论点明确,论据充足,判标准确,说服力强。

2.不要感情用事。查一企业审核记录“查××部门不能回答本部门的××管理职责。不符合标准5.5.1要求。”“查现场使用没有××设备,不符合标准6.1资源要求。”等30多个类似的不符合问题。如果都是这样的问题,显然不够严肃或者不够深入,体现审核员的审核水平还不够高。

3.不符合的关闭要根据纠正措施和所附的证据材料,有纠正和措施,证据和开据不符合要对应。

(四)审核报告的填写

1.审核范围要和合同、计划一致。有时在现场审核时组织会提出种种要求,如增加认证覆盖范围等。审核组长要征得中心市场部等部门的评审认可后才可以。如果涉及专业类别的变化,组长还要考虑成员的专业能力,否则审核无效。

●重申审核成员不能随意变更审核范围和评定的专业。

2.报告对要求的条款要填写完整。不能遗留条款、不选择或不填写。如:对投诉项目,每次审核都要查;标识和证书的使用情况,是在发证书之后的每次审核中要检查的内容。

3.报告对严重不符合项要提出处理的时机和方法,如:验证时间;现场验证,还是书面验证等。而且在下次审核时还要继续审查该项。

4.如果审核是针对扩评进行的,要在报告中评价对扩评产品/服务的意见。

(五)质量监督部门对认证覆盖产品/服务的监督检查评价表。有的组织填写内容没有相应的证据,要附监督检查报告的复印件。还要注意认证覆盖产品/服务的种类,要求要全(如有3个产品,就应至少有3个监督检查报告)。

六、末次会议的记录要求

1.记录审核组对体系的判定,合格/基本合格/不合格。

2.现场审核发现的分歧意见,全部/部分认可(对××审核发现的意见)。

七、审核卷的涂改过多。要求审核组成员注意现场审核条件的严肃性,不能随意涂改审核证据。

八、2004年度的要求

1.按照新的要求进行审核卷的归档。组长要认真检查。

2.凡属质量不合格的审核卷,不能制作审核证书。

3.对审核质量继续进行经济考核和落实;2004年要求审核部对初审和监督审核卷进行抽样检查30~40本/每月,考核审核员的审核质量和基本素质。对第一次发现审核卷不合格-警告改正;第二次发现审核卷不合格公布审核单位警告(不点审核员姓名),对审核组长和责任人各扣款100元;第三次发现审核卷不合格-季度末公布不符合审核员的姓名和内容,扣除该审核员审核费,并培训学习之后再参加审核。

4.年度末由中心计划部、审核部、技术部、人教部共同评价审核员的审核质量和审核表现,评选出优秀审核员(按照审核规范评价),进行相应奖励。在新年度里希望大家按照持续改进的要求,不断提高审核质量和水平。

   审核部 曹晓棣

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